Archiefopslag

Wat vertrouwelijk is en moet blijven, brengt u naar Reisswolf. We slaan uw vertrouwelijke gegevens zorgvuldig op in onze streng beveiligde opslagruimtes. Archief moet volgens de wet vaak voor langere tijd bewaard worden. Dit gaat meestal ten koste van uw eigen kostbare kantoorruimte.

Reisswolf biedt u de mogelijkheid uw vertrouwelijke gegevens op te slaan in een beveiligde omgeving. Afhankelijk van uw opslag behoefte, kunnen wij voor iedere situatie een passende oplossing bieden. Dit bespaart u kostbare kantoorruimte en uw documenten staan veilig opgeslagen, beschermd tegen inbraak, brandgevaar en wateroverlast.

Vertrouwelijk archief

Vertrouwelijke archieven bestaan er in vele vormen. Papieren documenten zoals tekeningen, dossiers en ordners maar ook films, foto's, cd-roms of andere datadragers. In welke vorm uw archief ook wordt aangeleverd, Reisswolf slaat het veilig voor u op in een elektronisch beveiligd pand. Onze opslagruimtes voldoen aan alle eisen die hier conform wet- en regelgeving aan worden gesteld.

Archiefopslag

Reisswolf biedt u verschillende mogelijkheden om uw archief op te slaan. Wij kunnen dit volledig op uw wensen afstemmen. Om een zo optimaal mogelijke situatie te creëren, bieden wij opslag mogelijkheden van één meter tot en met volledige boxen. Onze opslagfaciliteiten zijn allen voorzien van stellingen, waarin u eenvoudig archiefdozen kunt plaatsen. Zo staat uw archief te allen tijde vrij van de vloer.

Reisswolf biedt u de volgende mogelijkheden voor het opslaan van uw vertrouwelijk archief:

  • Archiefopslag per archiefdoos of per meter
  • Archiefopslag per pallet
  • Archiefopslag per gehele archiefbox 

 

Archiefbeheer 

Archiefopslag in eigen beheer

Wanneer u een archiefopslagbox huurt, heeft u de mogelijkheid uw archief zelf te beheren. Met uw archief in eigen beheer heeft er niemand anders dan u, of door u geautoriseerd personeel, toegang tot uw opgeslagen vertrouwelijke documenten.

Archiefopslag beheert door Reisswolf

U kunt er ook voor kiezen uw opslagboxen te laten beheren door Reisswolf. Volgens afspraak ruimen wij de archiefboxen voor u in en registreren de archiefstukken met unieke registratie codes. De registratiecodes worden verwerkt in ons software systeem. Hierdoor heeft u altijd zicht op de status van uw archief en kunt u archiefstukken opvragen. De stukken worden binnen 24 uur aan u geleverd in fysieke of digitale vorm. Tijdens dit proces staat veiligheid altijd voorop en werkt Reisswolf alleen met goed getraind en gescreend personeel.

Digitale raadpleging vertrouwelijke documenten

Digitaal beheren van opgeslagen archief

Via de Reisswolf website kunt u uw opgeslagen archief online beheren. Door in te loggen met een persoonlijke inlogcode krijgt u toegang tot het overzicht van uw opgeslagen vertrouwelijke documenten. Zo kunt u een archiefstuk selecteren en vervolgens opvragen. Deze wordt dan ter inzage klaargezet of bij u afgeleverd. Een ideale online tool waarmee u uw archief op een eenvoudige wijze kunt beheren.

Digitaliseren van opgeslagen archief

We kunnen nog een stapje verder gaan in het beheren van uw opgeslagen archief. U kunt uw archiefstukken ook opvragen via “scanning on demand”. Dit betekent dat uw archief op bestelling wordt gescand en gedigitaliseerd. Vervolgens worden de documenten online op uw beveiligde omgeving geplaatst zodat u direct inzage heeft. Het voordeel van het digitaliseren van de benodigde documenten op afroep is dat het document niet meer fysiek verplaatst hoeft te worden.

U heeft de benodigde gegevens direct beschikbaar zonder zelf het archief in te moeten. Dat bespaart kosten, tijd en is minder belastend voor het milieu.