Waarom kiezen voor archiefopslag bij REISSWOLF?
REISSWOLF combineert veilige fysieke archiefopslag met overzichtelijk beheer en snelle beschikbaarstelling van uw documenten. U profiteert onder andere van:
- beveiligde externe opslag van uw bedrijfsarchief;
- bescherming tegen onder andere brand, wateroverlast en inbraak;
- opslag in stellingen die vrij van de vloer staan;
- opslagmogelijkheden vanaf één meter;
- opslag per archiefdoos, meter, pallet of archiefbox;
- de mogelijkheid om een archief in een complete archiefbox zelf te beheren;
- online beheer van uw opgeslagen archief;
- fysieke of digitale beschikbaarstelling van documenten;
- scanning on demand met 24/7 digitale toegang via een gepersonaliseerde portal;
- de mogelijkheid om vernietigingsdata aan dossiers te koppelen;
- veilige vernietiging wanneer documenten niet langer bewaard hoeven te worden.
Zo blijft uw archief gedurende de volledige bewaartermijn beheersbaar, beschermd en toegankelijk.
Uw archief veilig extern opslaan
Wanneer u een archief extern opslaat, wilt u erop kunnen vertrouwen dat uw documenten goed beschermd zijn. De opslaglocaties van REISSWOLF zijn daarom ingericht om archieven te beschermen tegen onder andere inbraak, brand en wateroverlast.
Ook wordt rekening gehouden met relevante wettelijke eisen en bewaartermijnen. Voor overheidsorganisaties en bepaalde overheidsarchieven speelt bijvoorbeeld de Archiefwet een rol.
Uw documenten worden onder gecontroleerde omstandigheden bewaard in stellingen die vrij van de vloer staan. Zo blijven ook vertrouwelijke bedrijfsdocumenten gedurende de opslagperiode veilig bewaard.
Zo werkt archiefopslag bij REISSWOLF
Een overzichtelijk archief begint bij een goede registratie. Wanneer uw documenten bij REISSWOLF worden opgeslagen, zorgen we ervoor dat duidelijk blijft waar uw dossiers zich bevinden. Zo kunnen documenten ook na langere tijd snel worden teruggevonden.
Heeft u tijdens de opslagperiode een dossier of document nodig? Dan kunt u dit eenvoudig opvragen. REISSWOLF kan uw dossier binnen 24 uur fysiek aanleveren of de benodigde documenten digitaliseren en digitaal beschikbaar stellen.
Hierdoor combineert u de voordelen van fysieke archiefopslag met snelle toegang tot de informatie die u nodig heeft.
Uw archief digitaal beheren
Ook wanneer uw documenten fysiek bij REISSWOLF zijn opgeslagen, houdt u zelf overzicht over uw archief. Via ons online archiefbeheer kunt u uw opgeslagen documenten beheren en dossiers opvragen.
Heeft u slechts een specifiek document nodig? Met scanning on demand hoeft niet direct een volledig dossier fysiek te worden aangeleverd. Het benodigde document kan voor u worden gedigitaliseerd. De scans worden via een gepersonaliseerde portal beschikbaar gesteld, zodat u deze 24/7 digitaal kunt raadplegen.
Wilt u documenten niet alleen laten digitaliseren, maar informatie structureel digitaal bewaren en toegankelijk maken? Lees dan meer over onze digitale opslag.
Archiefopslag afgestemd op uw organisatie
Geen enkel bedrijfsarchief is hetzelfde. Daarom biedt REISSWOLF verschillende mogelijkheden om uw archief veilig op te slaan en te beheren.
U kunt al vanaf één meter opslagruimte gebruiken en kiezen voor opslag per archiefdoos, meter, pallet of complete archiefbox. Bij een archiefbox kunt u uw archief bovendien zelf beheren. Zo is er een passende oplossing voor zowel kleine als omvangrijke bedrijfsarchieven.
Voor specifieke documenten of sectoren gelden soms aanvullende eisen. Daarom bieden we ook oplossingen voor archiefopslag in de zorgsector en archiefopslag van belastingdocumenten.
Samen bepalen we welke vorm van opslag past bij uw organisatie en zorgen we dat uw archief toegankelijk blijft.
Van archiefopslag tot veilige vernietiging
Documenten hoeven niet onbeperkt te worden bewaard. Voor verschillende soorten administratie en dossiers gelden wettelijke of organisatorische bewaartermijnen. Het is daarom belangrijk om niet alleen te bepalen hoe documenten worden opgeslagen, maar ook wanneer ze weer mogen worden vernietigd.
Binnen het archiefbeheer kunnen vernietigingsdata aan dossiers worden gekoppeld. Zo houdt u overzicht over documenten waarvan de bewaartermijn is verstreken.
Zijn documenten niet langer nodig en mogen ze worden vernietigd? Dan kan REISSWOLF ook de archiefvernietiging verzorgen. Daarmee kunt u het volledige traject, van veilige opslag tot gecertificeerde vernietiging, bij één partij onderbrengen.
Veelgestelde vragen over archiefopslag
Wat is archiefopslag?
Archiefopslag is het extern bewaren en beheren van fysieke documenten en dossiers die niet meer dagelijks worden gebruikt, maar vanwege wettelijke, fiscale of interne bewaartermijnen nog bewaard moeten blijven. Denk bijvoorbeeld aan financiële administratie, contracten en personeelsdossiers. De documenten worden geregistreerd en gestructureerd opgeslagen, zodat duidelijk is waar ze zich bevinden en ze indien nodig eenvoudig kunnen worden opgevraagd.
Waarom zou ik mijn archief extern opslaan?
Door uw archief extern op te slaan, houdt u binnen uw eigen organisatie meer ruimte over en hoeft u zelf geen geschikte archiefruimte in te richten en te beheren. Uw documenten worden professioneel opgeslagen en blijven beschikbaar wanneer u ze nodig heeft.
Hoe veilig is archiefopslag bij REISSWOLF?
REISSWOLF slaat fysieke archieven op in beveiligde opslaglocaties. De archieven worden beschermd tegen risico's zoals inbraak, brand en wateroverlast, zodat ook vertrouwelijke bedrijfsdocumenten veilig kunnen worden bewaard.
Kan ik documenten uit mijn opgeslagen archief opvragen?
Ja. Wanneer u een dossier nodig heeft, kan REISSWOLF dit fysiek beschikbaar stellen. Het is ook mogelijk om benodigde documenten te laten digitaliseren, zodat u deze digitaal kunt ontvangen.
Hoe snel kan ik een opgeslagen dossier opvragen?
REISSWOLF kan een opgevraagd dossier binnen 24 uur fysiek of digitaal beschikbaar stellen.
Welke archieven kunnen bedrijven laten opslaan?
Bedrijven kunnen uiteenlopende fysieke documenten en dossiers extern laten opslaan. Denk bijvoorbeeld aan financiële administratie, contracten, personeelsdossiers en andere bedrijfsdocumenten die gedurende een bepaalde periode bewaard moeten blijven.
Wat gebeurt er wanneer de bewaartermijn van documenten is verstreken?
Aan dossiers kunnen vernietigingsdata worden gekoppeld. Wanneer documenten niet langer bewaard hoeven te worden, kunnen deze veilig worden vernietigd. Zo voorkomt u dat documenten onnodig langer worden bewaard.
Ik wil meer weten over…
Direct contact
Meer informatie, advies of even snel een antwoord nodig?
Of bel 0800 - 0230909