Van kelderarchief naar toekomstbestendige opslag
Bij REISSWOLF delen we graag voorbeelden van succesvolle samenwerkingen. Want niets vertelt beter wie we zijn dan de ervaringen van onze klanten zelf. Zo ook bij Tzorg, waar veilig informatiebeheer, vertrouwen en praktisch meedenken centraal staan in de opslag, registratie en verwerking van cliëntendossiers.
Tzorg is onderdeel van Total Care, samen met CSU en Zizo. Vanuit locaties door het hele land zorgen zij voor een aangenaam thuis bij mensen die het even niet meer zelf kunnen. Van huishoudelijke hulp tot individuele begeleiding bij administratie, dagindeling of sociale contacten.
Een groeiend archief, een nieuwe vraag
Op het hoofdkantoor in Uden kwam een duidelijke archiefvraag samen. Chelsea van den Elzen, facilitair medewerker bij Tzorg, kreeg vanuit de directie de opdracht om de digitalisering en vernietiging van cliëntendossiers te onderzoeken. De vraag was helder: hoe maken we het archief veiliger, vindbaar en toekomstbestendig?
“Naarmate onze organisatie zich verder ontwikkelde, groeide ook het archief met cliëntendossiers mee”, vertelt Chelsea. “Dat was aanleiding om opnieuw te kijken naar hoe we deze belangrijke gegevens op een veilige, overzichtelijke en toekomstbestendige manier kunnen beheren en bewaren.”
Het eerste plan was duidelijk: alle dossiers digitaliseren en daarna vernietigen. Chelsea bracht de mogelijkheden in kaart. “We hebben het over ongeveer 35.000 cliëntendossiers”, vertelt ze. “Dan is volledig digitaliseren een flinke investering, zeker als er jaarlijks maar weinig inzageverzoeken zijn.”
Digitaal wanneer nodig
REISSWOLF was voor Chelsea geen onbekende naam. Op het hoofdkantoor stonden al containers voor vertrouwelijke papiervernietiging. Toen Chelsea contact opnam over de dossiers, dacht accountmanager Arie van Grunsven verder mee.
“De vraag was eerst praktisch: wat kost het om dit te vernietigen?”, vertelt Arie. “Maar als je hoort wat er speelt, kijk je breder. Moet alles nu digitaal, of kun je het archief volgens de juiste normen veilig opslaan en pas digitaliseren wanneer het nodig is?”
Zo ontstond een oplossing die beter aansloot bij de praktijk. REISSWOLF haalt de dossiers uit de opslagruimte, registreert ze en slaat ze veilig op. Als er een inzageverzoek komt, wordt het juiste dossier opgezocht en digitaal aangeleverd. Daarna kan het fysieke dossier alsnog worden vernietigd.
Overzichtelijk opschonen
Ook jaarlijkse opschoningsacties worden overzichtelijker. Tzorg bepaalt op basis van de eigen systemen welke dossiers de bewaartermijn hebben bereikt. Die informatie wordt aangeleverd bij REISSWOLF, zodat de juiste dossiers gericht vernietigd kunnen worden.
“Arie reageert snel, komt langs als dat nodig is en denkt eerlijk mee over wat praktisch en haalbaar is”, vertelt Chelsea.
Inmiddels wordt ook bij CSU gekeken naar archiefopslag. Op verschillende locaties door het land spelen vergelijkbare vragen. Chelsea ziet daar de voordelen van in. “Dan werk je met één werkwijze, één aanspreekpunt en één plek waar dossiers veilig en overzichtelijk worden beheerd.”
Samenwerking in beeld
De jarenlange samenwerking tussen CSU, Tzorg en REISSWOLF kreeg dit jaar ook een plek in de nieuwe brandmovie van REISSWOLF. Op het hoofdkantoor in Uden werd een deel van de video opgenomen. De beelden geven een inkijkje in de praktijk van vertrouwelijke informatieverwerking.
“Arie reageert snel, komt langs als dat nodig is en denkt eerlijk mee over wat praktisch en haalbaar is.” - Chelsea van den Elzen, Tzorg
Meer weten?
This might also interest you:
FLYNTH- Vertrouwelijke papierverwerking
03.11.2025
Met ruim 2.000 medewerkers verwerkt Flynth dagelijks vertrouwelijke informatie. Samen met REISSWOLF is de papierverwerking nu veilig, gestructureerd en volledig AVG-proof – met korte lijnen, duidelijkheid en gemak voor alle...
Verder lezen